DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Utilidad: Son una constancia de las operaciones realizadas.

· Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

Clasificación de la documentación Contable

1..Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación:

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.


2.. Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:

2.1)Documentos que se archivan y generan registración:

• Factura
• Nota de Débito
• Nota de Crédito
• Ticket
• Recibo
• Pagaré
• Cheque
• Nota de Crédito Bancaria
  
  

2.2)Documentos que sólo se archivan:

• Orden de Compra
• Nota de Venta
• Remito

1. Nota de pedido o de compra

Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.

Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.

2. Nota de ventas

Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.

Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos.

3. Factura

Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.

Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.

Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal

Requisitos:

Respecto del vendedor:

· Nombre y apellido, o razón social.

· Domicilio legal.

· Clave única de identificación tributaria (C.U.I.T.).

· Número de inscripción en el Impuesto a los Ingresos Brutos.

· Condición respecto al Impuesto al Valor agregado.

· Fecha de emisión

· Numeración preimpresa, consecutiva y progresiva.

· Código de identificación del documento (A, B o C).

· Fecha de inicio de las actividades en el local habilitado para las ventas.

Respecto del comprador:

· Nombre y apellido, o razón social.

· Domicilio.

· Condición respecto del IVA.

· Clave única de identificación tributaria.

· Número de inscripción en los ingresos brutos.

Respecto de la mercadería vendida:

· Cantidad y descripción.

· Precio unitario.

· Importe total.

· Condiciones de venta.

· Número de remito.

4. Recibo: es la constancia escrita en la que el firmante declara haber recibido de otra persona algún monto de dinero, ya sea a cuenta, por saldo o por otro concepto.

Importancia: el recibo da fe y justifica la anotación que se ha hecho en los libros de contabilidad. Su importancia es innegable, porque permite demostrar la entrega de dinero u otra cosa a quien lo ha firmado.

Al momento de su emisión debemos:

- Todo recibo debe llevar número impreso
- Membrete de la persona que hace entrega
- La cantidad que se recibe, escrita en letras y en cifras
- Denominación o especie que se recibe
- Lugar y fecha en que se otorga
- Firma del que recibe la cosa o importe
- Número de la cedula de identidad del que recibe la cosa o importe

5. Pagaré: el pagaré es una promesa escrita por la cual una persona obliga pagar a otra o a su orden y en fecha determinada, cierta suma de dinero.

Al momento de su emisión debemos:

- Número de pagaré
- La cláusula "a la orden" inserta en el propio texto
- La suma determinada de dinero en números y en letras
- El nombre de la persona, o a la orden de quién debe efectuarse el pago
- El concepto por la cual se adeuda el pago
- La firma y la dirección del Deudor
- La firma y la dirección del Co-deudor (si el deudor no cuenta con referencias suficientes)

6. Nota de débitos: es el documento que se emite a otro comerciante o persona, para notificarle que se ha debitado o cargado en su cuenta cierta suma o valor, por conceptos que en ella se especifican. La Nota de Debito se emite en los siguientes casos:

1- Rectificación de errores u omisión.
2- Pago de gastos en conceptos de fletes, sellados u otra erogación similar.
3- Cargos por intereses o comisiones.

Al momento de su emisión debemos:

- Lugar y fecha en que se extiende
- Nombre, Apellido y domicilio del que la envía y de aquel a quien se remite
- Detalle del cargo
- Importe
- Número de individualización

7. Nota de crédito: es el documento por el cual un comerciante declara haber acreditado en cuenta de otro, cierta cantidad, en concepto de devolución de mercadería, bonificaciones o descuentos, averías, certificaciones de errores u otras causas.

Al momento de su emisión debemos:

- Lugar y fecha en que se extiende
- Nombre y domicilio del que envía la nota y de aquel a quien va remitida
- Detalle del motivo que origina el descargo o crédito
- Importe que se acredita
- Número de individualización

8. Cheque: El cheque es un efecto de comercio que pone en relación a tres personas.

• Librador: emite el titulo dando orden al librado.

• Librado: se trata siempre de un banco o de un establecimiento asimilado, éste paga a la vista, es decir, contra presentación, una suma de dinero a una tercera persona, Beneficiario.

Función del cheque

Es un instrumento para retirar fondos depositados en un banco o un establecimiento asimilado. Es un instrumento de pago: El titular de una cuenta bancaria no retirará fondos para pagar a un acreedor sino que le entregará un cheque librado contra el banco, con la orden de que éste pague al portador. Es un instrumento de pago por compensación: el que recibe un cheque como pago, generalmente no retira en numerario la suma de que es acreedor sino que endosa el cheque a favor de su banco a efecto de éste lleve el monto al crédito de su cuenta.

9. Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

10. Nota de contabilidad

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

11. Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

Procedimiento contable Clasificación, análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación del comprobante diario de contabilidad.